Как правильно указывать в письме копии кому предназначены

Правила оформления делового письма

фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя. Могут быть указаны инициалы машинистки и количество эк­земпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-иссле­довательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД. Следует помнить, что сокращать названия организаций произ­вольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образу­ются тремя способами: — по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел).

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Помещено в тему:

Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем».

Начало разговора о и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке.

Великолукскому или ОАО «Горящий фитиль» Юридический отдел с почтовым адресом ОАО «Горящий фитиль» ул.

Деловое письмо: особенности оформления

Вы здесь «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 3 Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом.

В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность вашего предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете способствовать коммерческому успеху. Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.

Деловая переписка — основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами.

Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила.

Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели — побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Оформление реквизита «Адресат»

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67). Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

1. наименование адресата (получателя письма);
2. почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

1. физическое лицо.
2. группа организаций;
3. структурное подразделение организации;
4. организация;
5. должностное лицо/несколько должностных лиц;

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица.

Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О.

Оформляем документ: правила составления реквизита «Адресат». Кондакова Н.

Администрация Фрунзенского района г.

Минска Пример 5 Документ адресуется структурному подразделению организации. Минска Отдел организационно-кадровой работы Пример 6 Документ направляется конкретному должностному лицу:

Ваше право

1.

Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

следует оформлять «05.06.2007».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «05 июня 2003 г.» 4.

Исходящий номер. Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

5.

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

Стр 1 из 2 Получение писем 1.

если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 — 3) минуты; 4. если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать; 5.

самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи.

По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана).

Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg. Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др.

Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).

Состав реквизитов письма и правила

Правила электронной переписки

Говорят, у нас есть 4 секунды, чтобы произвести первое впечатление на человека, и оно определяет результат встречи куда больше следующего часа. Посылаем вместо себя на встречу цепочку букв — правила не меняются. Да и выставить такого посланца за дверь просто: кликом мышки.

Именно поэтому мы иногда оказываемся первыми и последними читателями своего емейла, письма к потенциальным заказчикам или резюме с сопроводительным письмом.

А все потому, что предназначены они занятым адресатам, давно утративших любовь к литературным длинотам, по крайней мере в деловой переписке . Читайте электронные письма и отвечайте на них.

При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»).Это сохранит в копиях получателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них.

В случае необходимости нежелательных получателей можно удалить.

Не оставляйте поле «Subject» («Тема») пустым.